Tietosuojalauseke

EU:n tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimis-/päivityspvm: 25.5.2018

Rekisterin nimi: Karas-Sana Oy:n asiakasrekisteri

1.Organisaation rooli: Rekisterinpitäjä
Karas-Sana Oy
PL 48
08101 LOHJA
puh. 0207 681 610

Terhi Rajala
terhi.rajala@sana.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Heikki Syvälahti
heikki.syvalahti@sana.fi

3. Tietojen käsittelijät
Tietojen käsittelijät kuuluvat Kansan Raamattuseura-konserniin (Karas-Sana Oy:n emokonserni) henkilöstöön ja he käsittelevät tietoja Jaicom –järjestelmässä, josta on oma tietosuojaselosteensa. Tietoja käsittelevät henkilöt päivittävät osoiterekisteriä ja ajavat osoitteistot tarvittaviin postituksiin. Raportit ja osoitteistot talletetaan pilvipalveluihin, jossa viimeisin raportti säilytetään vain määrätyn työtehtävän ajankäsittelijöiden käytettävissä. Pilvipalveluihin ei ole julkista pääsyä internetistä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Karas-Sana Oy:n toimintaa tukevien asiakassuhteen hoitaminen, toiminnasta tiedottaminen, sekä EU:n tietosuojadirektiivin mukainen henkilötietojen käsittely Kansan Raamattuseura-konsernin toimintaan liittyviintarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja ei myydä tai luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot asiakkaista: nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasnumero, asiakkaan tekemät tilaukset, henkilötietojen käyttörajoitukset, asiakassuhdetiedot, syntymävuosi (vapaaehtoinen) ja tehdyt lahjoitukset kohdetietoineen. Rekisteri ei sisällä arkaluonteiseksi luokiteltuja henkilötietoja. Tarvittaessa työtehtäviä varten ajetaan tilaajien yhteystietoja sisältäviä raportteja, jotka sisältävät seuraavat tiedot:nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, viimeisimmät tilaukset.

6. Tietojen käytön oikeutus
Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen.

7. Tietojen kerääminen ja päivittäminen
Asiakkaan tekemään tilaukseen tai palvelun käyttöön. Tietojen käsittelijät vievät tiedot tilauslomakkeilta Jaicom-rekisteriin mahdollisimman pian ja lomakkeet hävitetään tietosuoja huomioon ottaen.Tietojen päivittäminen tehdään asiakkaan ilmoittaessa muuttuneista tiedoista-osallistumisten yhteydessä tai tilauksen päivittämisen yhteydessä tai asiakkaan erikseen ilmoittaessa tietojen muutoksista sähköpostitse, kirjallisesti tai puhelimitse.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot on talletettu Jaicom –tietojärjestelmään (josta on erillinen tietosuojaselosteensa) ja ne säilytetään luottamuksellisina. Asiakasrekisteriin pääsevät vain kohdissa 2 ja 3 mainitut henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus ja tarvittavat käyttöoikeudet. Rekisteriin ei ole pääsyä julkisten tietoverkkojen kautta. KRS:n tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, ei ole yhteydessä KRS:n muihin sisäisiin tai julkisiin tietoverkkoihin.Työtä varten ajetut raportit talletetaan pilvipalveluihin, jotka tietosuojakysymyksissä katsotaan ulkoisiksi palveluiksi ja niiden tietosuojasta vastaa pilvipalvelujen tarjoaja.

9. Asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on talletettu sekä oikeus saada muuttaa niitä. Hänellä on myös oikeus pyytää hävittämään tietonsa rekisteristä eli tulla unohdetuksi. Lisäksi hänellä on oikeus saada omat tietonsa siirretyksi tietojärjestelmästä toiseen. Mikäli tietojen käyttö ei perustu sopimukseen tai oikeutettuun etuun, asiakkaalta pyydetään suostumus. Suostumukseksi riittää asiakkaan täyttämävakiomuotoinen ilmoitus, jossa hän selvästi valitsee joko vaihtoehdon tietojen käyttämistä ilmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin tai vaihtoehdon tietojen käytön kieltämisestä. Mikäli tietojen säilyttäminen perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen tai yrityksen oikeutettuun etuun, tiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten tarpeellisen ajan.